Dẫn Nhập:

Hiện nay có nhiều phương thức giải quyết tranh chấp lao động được người lao động áp dụng trên thực tế, đặc biệt là  giải quyết các tranh chấp theo hình thức khiếu nại, tố cáo đến Sở Lao Động, Thương Binh, và Xã Hội, cụ thể là Chánh Thanh Tra Lao Động, đang trở nên được quan tâm và phổ biến hơn bao giờ hết.

Lý do để người lao động thực hiện việc khiếu nại, tố cáo đến Chánh Thanh Tra Lao Động là vì việc thực hiện khiếu nại lao động được giải quyết nhanh chóng, trình tự thủ tục giải quyết hiệu quả hơn so với các phương thức giải quyết tranh chấp khác tại các cơ quan giải quyết tranh chấp khác như toà án, trọng tài lao động, và cũng mang đến “sức ép” cho doanh nghiệp, buộc họ phải giải quyết thoả đáng quyền lợi cho người lao động khi có quyết định giải quyết khiếu nại lao động của Chánh Thanh Tra Lao Động.

Bài viết dưới đây tập trung vào việc quy trình trình tự thực hiện việc khiếu nại tại Chánh Thanh Tra Lao Động và những vướng mắc khi thực hiện việc khiếu nại lao động tại Chánh Thanh Tra Lao Động.

Khiếu Nại Lao Động Tại Chánh Thanh Tra Lao Động Được Thực Hiện Như Thế Nào?

Trước tiên để thực hiện được việc khiếu nại lao động tại Chánh Thanh Tra Lao Động, người lao động phải trải qua việc khiếu nại lao động lần đầu tại doanh nghiệp chủ quản. Nếu doanh nghiệp chủ quản không giải quyết hoặc giải quyết không thoả đáng, người lao động mới được quyền khiếu nại lao động lần tiếp theo đến Chánh Thanh Tra Lao Động.

Trên thực tế, có thực trạng một số người lao động được tham vấn trên các diễn đàn về nhân sự và được tư vấn nộp đơn khiếu nại lao động cho Chánh Thanh Tra Lao Động. Tuy nhiên, Chánh Thanh Tra Lao Động khi tiếp nhận đơn khiếu nại sẽ yêu cầu người lao động quay trở về khiếu nại với doanh nghiệp chủ quản. Sau khi có kết quả giải quyết khiếu nại của doanh nghiệp chủ quản, Chánh Thanh Tra Lao Động mới tiếp tục giải quyết khiếu nại cho người lao động.

Giải Quyết Khiếu Nại Lao Động Tại Doanh Nghiệp Chủ Quản Thực Hiện Như Thế Nào?

Người lao động có một khoảng thời gian 180 ngày (tương đương sáu (6) tháng) kể từ thời điểm họ nhận được hoặc biết được quyết định, hành vi của doanh nghiệp chủ quản, để thực hiện quyền  khiếu nại đến doanh nghiệp chủ quản. Một khi nộp đơn khiếu nại cho doanh nghiệp chủ quản, doanh nghiệp chủ quản sẽ có thời hạn bảy (7) ngày làm việc để thụ lý khiếu nại, và sẽ có thời hạn giải quyết khiếu nại từ 30 – 45 ngày tiếp theo để ra quyết định giải quyết khiếu nại cho người lao động (“Quyết Định Giải Quyết”).

Mặc dù vậy, sẽ có một số doanh nghiệp sau khi tiếp nhận đơn khiếu nại của người lao động, họ sẽ nhanh chóng ra Quyết Định Giải Quyết cho người lao động (dù là kết quả có thoả đáng hay không thoả đáng cho người lao động), một số doanh nghiệp khác sẽ “bơ” việc giải quyết khiếu nại cho người lao động và không ra bất kỳ Quyết Định Giải Quyết nào cho người lao động.

Như trình bày ở trên, nếu Quyết Định Giải Quyết là thoả đáng cho người lao động thì việc khiếu nại tại Chánh Thanh Tra Lao Động sẽ là không cần thiết. Ngược lại, nếu Quyết Định Giải Quyết không thoả đáng hoặc không được doanh nghiệp giải quyết, người lao động có quyền nộp đơn khiếu nại lần hai đến cho Chánh Thanh Tra Lao Động để giải quyết. Thông thường thời gian giải quyết khiếu nại ở Chánh Thanh Tra Lao Động sẽ mất khoảng 45-60 ngày kể từ ngày Chánh Thanh Tra Lao Động thụ lý đơn khiếu nại của người lao động.

Để hồ sơ khiếu nại được Chánh Thanh Tra Lao Động thụ lý, hồ sơ khiếu nại phải bao gồm cả tài liệu chứng minh doanh nghiệp không giải quyết hoặc giải quyết khiếu nại không thoả đáng, tức là người lao động cần phải thu thập các bằng chứng để làm cơ sở cho Chánh Thanh Tra Lao Động biết người lao động đã thực hiện khiếu nại tại doanh nghiệp chủ quản.

Mặc dù vậy việc giải quyết khiếu nại dù ở doanh nghiệp chủ quản hay là Chánh Thanh Tra Lao Động đều diễn ra rất nhanh chóng và là nơi đều cả hai trình bày quan điểm của mình. Đối với việc giải quyết tại Chánh Thanh Tra Lao Động,  Chánh Thanh Tra Lao Động sẽ có những buổi gặp riêng đối với từng bên để nắm bắt tình hình và sau đó để người lao động và doanh nghiệp chủ quản gặp nhau để trình bày về các nội dung khiếu nại và hưởng giải quyết của nhau trước khi Chánh Thanh Tra Lao Động ra quyết định giải quyết khiếu nại cho người lao động.

Việc giải quyết khiếu nại ở Chánh Thanh Tra cũng không mang tính nặng nề, áp lực cao cho cả người lao động và doanh nghiệp chủ quản như việc thực hiện việc giải quyết tranh chấp ở toà án hay trọng tài lao động. Thực tế mọi việc có thể suôn sẻ và sớm kết thúc trong thời gian khoảng từ 2 – 4 tháng và sẽ không kéo dài ít nhất sáu (6) tháng đến vài năm như ở Toà án hoặc trọng tài lao động, chưa kể việc giải quyết tranh chấp ở Toà án hoặc trọng tài lao động có một số trường hợp phải trải qua việc giải quyết tranh chấp ở hoà giải viên lao động là điều kiện tiên quyết trước khi được toà án hoặc trọng tài lao động chấp nhận thụ lý hồ sơ.

Vướng Mắc Khi Khiếu Nại Lao Động Đến Chánh Thanh Tra Lao Động

Ngoài việc đã trình bày về một số khó khăn mà người lao động gặp phải ở trên, có một số người lao động làm việc tại chi nhánh, văn phòng đại diện, hoặc địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp ở tỉnh hoặc thành phố khác cách xa so với tỉnh hoặc thành phố nơi trụ sở chính của doanh nghiệp đặt địa chỉ, chẳng hạn như, người lao động làm việc tại chi nhánh doanh nghiệp ở Hà Nội, nhưng trụ sở chính ở Thành phố Hồ Chí Minh, không thể thực hiện việc khiếu nại lao động tại Chánh Thanh Tra Lao Động nơi chi nhánh, văn phòng đại diện, hoặc địa điểm kinh doanh nơi mình làm việc (tức là Hà Nội) mà phải nộp đơn khiếu nại Chánh Thanh Tra Lao Động Thành phố Hồ Chí Minh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính.

Để thực hiện được quyền lợi khiếu nại này, người lao động phải tự mình hoặc ủy quyền cho người khác tham gia các buổi làm việc, phiên họp, đối thoại,… theo thủ tục khiếu nại lần hai tại Chánh Thanh Tra Lao Động Thành Phố Hồ Chí Minh. Đổi lại, kết quả giải quyết khiếu nại lao động có thể không được như kỳ vọng của người lao động bởi nếu có thắng thì họ cũng đã mất quá nhiều, thậm chí có trường hợp người lao động hoàn toàn bất lợi trong việc đòi quyền và lợi ích của mình khi doanh nghiệp chủ quản là các doanh nghiệp lớn và có khả năng chi phối lên quyết định của Chánh Thanh Tra Sở Lao Động.

Vì vậy, trong trường hợp người lao động làm việc tại các chi nhánh, địa điểm kinh doanh hay văn phòng đại diện khi xảy ra tranh chấp, họ sẽ thường chọn cách là từ bỏ quyền khiếu nại lần hai lên Chánh Thanh Tra Lao Động hoặc chuyển sang khởi kiện tại các tòa án có thẩm quyền. Điều này không chỉ tạo ra sự bất hợp lý trong việc đảm bảo tối đa quyền và lợi ích của người lao động mà còn tạo cơ hội cho các doanh nghiệp trốn tránh nghĩa vụ đối với nhân viên của mình.

Kiến Nghị Tháo Dỡ Khó Khăn

Việc trao quyền cho Chánh Thanh Tra Lao Động tại nơi có chi nhánh, văn phòng đại diện, hoặc địa điểm kinh doanh giải quyết khiếu nại lần hai là giải pháp hiệu quả khi mà thông tin cũng như thủ tục hành chính hầu hết đã được số hóa trên trang điện tử của các cơ quan nhà nước, cho phép Sở, Ban ngành các địa phương dễ dàng nắm bắt tình hình của doanh nghiệp và người lao động. Trong một số trường hợp phức tạp, Chánh Thanh Tra Lao Động các địa phương cũng có thể cùng nhau phối hợp để giải quyết nhanh chóng khiếu nại cho người lao động.

Việc phát huy tối đa vị thế của Chánh Thanh Tra Lao Động trong giải quyết khiếu nại lao động là điều cần thiết để giảm bớt gánh nặng lên tòa án, tránh gây lãng phí nguồn lực Nhà nước. Như vậy về lâu dài, các quy định liên quan đến thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai cần được sửa đổi, bổ sung theo hướng Chánh Thanh Tra Lao Động nơi chi nhánh, địa điểm kinh doanh, hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp đăng ký làm địa chỉ văn phòng được quyền giải quyết khiếu nại lần hai để người lao động có cơ sở đảm bảo thực hiện quyền khiếu nại cũng như nâng cao hiệu quả giải quyết so với các phương thức giải quyết tranh chấp khác.

Nếu có bất kỳ nội dung nào cần trao đổi thêm, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua finnnguyen@ivlf-lawyer.com hoặc www.ivlf-lawyer.com

Trợ Cấp Thôi Việc, Người Lao Động Nhất Định Phải Quan Tâm?

Trước làn sóng kinh tế thế giới và trong nước đầy biến động và suy thoái, khiến nhiều doanh nghiệp gặp nhiều thách thức trong công tác giữ chân nhân sự cho việc duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, khi không thể giữ chân được nhân sự làm việc cho doanh nghiệp tại thời điểm này, doanh nghiệp đã áp dụng và thực hiện các cơ chế cần thiết để cắt giảm nhân sự của mình thông qua các quy định pháp luật hiện hành được thể chế trong Bộ Luật Lao Động 2019, và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Điều đáng tiếc thay, mặc dù đã áp dụng các cơ chế cắt giảm nhân sự phù hợp với quy định pháp luật, tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn còn đang bỏ sót hoặc đã bỏ sót một số phúc lợi cho người lao động sau khi cắt giảm nhân sự, cụ thể là khoản tiền trợ cấp thôi việc và các khoản tiền khác mà người lao động đương nhiên được hưởng. Trong bài viết này, chúng tôi tập trung làm rõ khoản tiền trợ cấp thôi việc dành cho người lao động nước ngoài khi không còn là người lao động của doanh nghiệp.

Điều Kiện Để Hưởng Trợ Cấp Thôi Việc?

Người lao động được hưởng tiền trợ cấp thôi việc theo luật khi đáp ứng các điều kiện sau, trừ các trường hợp không được hưởng trợ cấp thôi việc theo luật định: (i) người lao động đã làm việc thường xuyên cho doanh nghiệp từ đủ mười hai (12) tháng trở lên và (ii) Hợp đồng lao động đã được chấm dứt theo các quy định được trình bày dưới đây.

Có thể nói, Bộ Luật Lao Động 2019 đã tạo điều kiện cho người lao động được hưởng một khoản tiền trợ cấp thôi việc khi kết thúc quan hệ lao động với doanh nghiệp và cũng để người lao động có thể chuẩn bị và duy trì mức sống “ổn định” trước khi tìm được một công việc mới phù hợp.

Đối với người lao động Việt Nam, có một chút thiệt thòi là họ sẽ có thể không được hưởng khoản tiền trợ cấp thôi việc này sau khi họ nghỉ việc tại doanh nghiệp do là họ đã có thời gian tham gia bảo hiểm thất nghiệp bằng với thời gian người lao động làm việc thực tế cho doanh nghiệp. Thay vào đó, họ sẽ được hưởng một khoản tiền khác đến từ (i) trợ cấp mất việc làm do doanh nghiệp tự chi trả hoặc (ii) trợ cấp thất nghiệp khi người lao động làm thủ tục với Trung Tâm Hỗ Trợ Việc Làm địa phương.

Đối với người lao động nước ngoài, họ không thuộc trường hợp phải tham gia bảo hiểm thất nghiệp theo quy định nên thời gian tham gia bảo hiểm thất nghiệp của họ bằng không. Do đó, thời gian làm việc thực tế của họ không tính cả thời gian tham gia bảo hiểm thất nghiệp, nên họ sẽ được doanh nghiệp chi trả tiền trợ cấp thôi việc cho tổng thời gian làm việc thực tế của người lao động tại doanh nghiệp.

Tiền Trợ Cấp Thôi Việc Được Tính Như Thế Nào?

Khi người lao động làm việc đủ cho doanh nghiệp từ đủ một (1) năm liên tục trở lên, thì người lao động sẽ được hưởng một phần hai (1/2) tháng tiền lương. Tiền lương để tính tiền trợ cấp thôi việc được dựa trên tiền lương trung bình của sáu (6) tháng liền kề mà doanh nghiệp đã trả cho người lao động trước khi người lao động thôi việc.

Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp chỉ thanh toán tiền trợ cấp thôi việc dựa trên mức lương đóng tiền bảo hiểm xã hội cho người lao động. Mặt khác, tiền lương theo quy định bao gồm cả mức lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác. Nếu chỉ dựa vào mức lương không thôi để làm căn cứ trả tiền trợ cấp thôi việc cho người lao động, người lao động càng trở nên thiệt thòi hơn bao giờ hết.

Trường Hợp Nào Người Lao Động Được Hưởng Trợ Cấp Thôi Việc?

Bộ Luật Lao Động 2019 quy định các trường hợp người lao động được hưởng trợ cấp thôi việc khi chấm dứt hợp đồng lao động bao gồm:

• Hợp đồng lao động hết hạn;
• Đã hoàn thành công việc theo Hợp đồng lao động;
• Hai bên thỏa thuận chấm dứt Hợp đồng lao động;
• Người lao động bị kết án phạt tù nhưng không được hưởng án treo hoặc không thuộc trường hợp được trả tự do theo qui định, tử hình hoặc bị cấm làm công việc ghi trong Hợp đồng lao động theo bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật;
• Người lao động chết, bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết;
• Người sử dụng lao động là cá nhân chết, bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết; hoặc
• Người lao động hoặc doanh nghiệp đơn phương chấm dứt Hợp đồng lao động theo quyđịnh.

Ngoài những trường hợp kể trên, người lao động nước ngoài sẽ không được hưởng tiền trợ cấp thôi việc theo quy định. Cho dù vậy, doanh nghiệp cũng cần xem xét các trường hợp người lao động có được hưởng tiền trợ cấp thôi việc hay không cho người lao động trước khi kết thúc quan hệ lao động với họ. Trường hợp mà người lao động không được hưởng tiền trợ cấp thôi việc, nhưng doanh nghiệp vẫn có ý định chi trả tiền trợ cấp thôi việc cho người lao động thì đây là một điểm rất nhân văn và đáng hoan nghênh.

Tuy nhiên, việc chi trả tiền trợ cấp thôi việc mà không phù hợp hoặc cao hơn mức luật định, có thể khiến người lao động phải chịu thuế thu nhập cá nhân đối với phần trợ cấp thôi việc không phù hợp hoặc phần chênh lệch giữa mức cao hơn với mức luật định.

Nguyên Nhân Dẫn Đến Tình Trạng Doanh Nghiệp Không Chi Trả Trợ Cấp Thôi Việc Cho Người Lao Động?

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng doanh nghiệp không chi trả trợ cấp thôi việc cho người lao động, xuất phát từ việc doanh nghiệp đã gài điều khoản “tiền lương hàng tháng đã bao gồm cả tiền trợ cấp thôi việc” trong Hợp đồng lao động, dẫn đến việc doanh nghiệp trốn tránh việc chi trả tiền trợ cấp thôi việc cho người lao động và cũng để “đánh lừa” sự thiếu hiểu biết và am hiểu pháp luật của người lao động nước ngoài. Do đó, doanh nghiệp sẽ bớt đi gánh nặng về chi phí khi giảm tải được một khoản tiền “vô cùng lớn” phải trả cho người lao động.

Thực tế việc quy định như trên dưới góc nhìn của những người làm luật chưa đảm bảo liệu rằng doanh nghiệp có thể thoát được nghĩa vụ phải chi trả tiền trợ cấp cho người lao động hay không. Có một thực tế và quy định pháp luật rằng trách nhiệm của doanh nghiệp mà chi trả trợ cấp thôi việc khi chấm dứt hợp đồng lao động khi đáp ứng các điều kiện luật định là điều bắt buộc và khoản tiền trợ cấp thôi việc là quyền lợi chính đáng của người lao động đương nhiên được hưởng.

Do vậy, nếu người lao động muốn đòi tiền trợ cấp thôi việc này, có thể doanh nghiệp sẽ là người chịu thiệt nhiều nhất khi phải gánh chịu nhiều hậu quả pháp lý do việc “tránh né” chi trả tiền trợ cấp thôi việc cho người lao động nước ngoài, bao gồm cả bị xử phạt vi phạm hành từ 2-40 triệu đồng tuỳ mức độ vi phạm ngoài việc phải chi trả tiền trợ cấp thôi việc và lãi trên số tiền chậm thanh toán.

Cuối cùng, các doanh nghiệp cũng cần chủ động kiểm tra, rà soát các nghĩa vụ, quyền lợi cần thiết cho người lao động nước ngoài, đặc biệt là tiền trợ cấp thôi việc để giải quyết dứt điểm cho người lao động, tránh xảy ra các trường hợp khiếu nại tốn kém thời gian và tiền bạc không đáng có.

Nếu có bất kỳ nội dung nào cần trao đổi thêm, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua finnnguyen@ivlf-lawyer.com hoặc www.ivlf-lawyer.com

IVLF LLC has been awarded and recognized by APAC Insider 2023

IVLF LLC is pleased to announce that our firm and respected partner have been recognized and awarded by APAC Insider 2023, a longstanding publication operated by AI-Global Media, a UK-based publishing group. This recognition has demonstrated our exceptional expertise and practical experience to our esteemed clients, as well as marked a remarkable milestone in consolidating the client’s trust in our high-profile and landmark advisory services.

Following that, we are honored to congratulate Mr. Nguyen Trung Nghia, a distinguished legal expert of our firm in Foreign Investment, M&A, Finance, and Restructuring, for being awarded the “Most Innovative Legal Advisor 2023 (Vietnam)”. Together with that, our firm was awarded “Best International Tax & Legal Advisory 2023” and “Best Foreign Investment Advisors 2023 – South East Asia” as well.

IVLF LLC and Mr. Nguyen Trung Nghia have achieved the prestigious “Most Innovative Legal Advisor 2023 (Vietnam) and “Best Foreign Investment Advisors 2023 – South East Asia in the APAC Legal Awards 2023!

The triple-award win in APAC Insider 2023 is the recognition of IVLF LLC and Mr. Nguyen Trung Nghia’s devotion to delivering the most innovative legal guidance, solutions, and support to our esteemed clients. IVLF LLC could not have done it without our team of innovative and dedicated experts and our esteemed client’s trust. These awards are the motivation for IVLF LLC and continue to be clients’ trustworthy companions. We would like to express our sincere gratitude to our clients and partners for their continued trust and support. It is through their collaboration that we are able to achieve such remarkable milestones.

Once again, congratulations to Mr. Nguyen Trung Nghia, and our firm’s tirelessly attempting professionals and lawyers at IVLF LLC for their well-deserved recognition.

For a complete list of winning firms and individuals, please visit the Apac Insider website.

IVLF LLC has been awarded and recognized by APAC Insider 2023

IVLF LLC is pleased to announce that our firm and respected partner have been recognized and awarded by APAC Insider 2023, a longstanding publication operated by AI-Global Media, a UK-based publishing group. This recognition has demonstrated our exceptional expertise and practical experience to our esteemed clients, as well as marked a remarkable milestone in consolidating the client’s trust in our high-profile and landmark advisory services.

Following that, we are honored to congratulate Mr. Nguyen Trung Nghia, a distinguished legal expert of our firm in Foreign Investment, M&A, Finance, and Restructuring, for being awarded the “Most Innovative Legal Advisor 2023 (Vietnam)”. Together with that, our firm was awarded “Best International Tax & Legal Advisory 2023” and “Best Foreign Investment Advisors 2023 – South East Asia” as well.

IVLF LLC and Mr. Nguyen Trung Nghia have achieved the prestigious “Most Innovative Legal Advisor 2023 (Vietnam) and “Best Foreign Investment Advisors 2023 – South East Asia in the APAC Legal Awards 2023!

The triple-award win in APAC Insider 2023 is the recognition of IVLF LLC and Mr. Nguyen Trung Nghia’s devotion to delivering the most innovative legal guidance, solutions, and support to our esteemed clients. IVLF LLC could not have done it without our team of innovative and dedicated experts and our esteemed client’s trust. These awards are the motivation for IVLF LLC and continue to be clients’ trustworthy companions. We would like to express our sincere gratitude to our clients and partners for their continued trust and support. It is through their collaboration that we are able to achieve such remarkable milestones.

Once again, congratulations to Mr. Nguyen Trung Nghia, and our firm’s tirelessly attempting professionals and lawyers at IVLF LLC for their well-deserved recognition.

For a complete list of winning firms and individuals, please visit the Apac Insider website.

IVLF LLC has been awarded and recognized by APAC Insider 2023

IVLF LLC is pleased to announce that our firm and respected partner have been recognized and awarded by APAC Insider 2023, a longstanding publication operated by AI-Global Media, a UK-based publishing group. This recognition has demonstrated our exceptional expertise and practical experience to our esteemed clients, as well as marked a remarkable milestone in consolidating the client’s trust in our high-profile and landmark advisory services.

Following that, we are honored to congratulate Mr. Nguyen Trung Nghia, a distinguished legal expert of our firm in Foreign Investment, M&A, Finance, and Restructuring, for being awarded the “Most Innovative Legal Advisor 2023 (Vietnam)”. Together with that, our firm was awarded “Best International Tax & Legal Advisory 2023” and “Best Foreign Investment Advisors 2023 – South East Asia” as well.

IVLF LLC and Mr. Nguyen Trung Nghia have achieved the prestigious “Most Innovative Legal Advisor 2023 (Vietnam) and “Best Foreign Investment Advisors 2023 – South East Asia in the APAC Legal Awards 2023!

The triple-award win in APAC Insider 2023 is the recognition of IVLF LLC and Mr. Nguyen Trung Nghia’s devotion to delivering the most innovative legal guidance, solutions, and support to our esteemed clients. IVLF LLC could not have done it without our team of innovative and dedicated experts and our esteemed client’s trust. These awards are the motivation for IVLF LLC and continue to be clients’ trustworthy companions. We would like to express our sincere gratitude to our clients and partners for their continued trust and support. It is through their collaboration that we are able to achieve such remarkable milestones.

Once again, congratulations to Mr. Nguyen Trung Nghia, and our firm’s tirelessly attempting professionals and lawyers at IVLF LLC for their well-deserved recognition.

For a complete list of winning firms and individuals, please visit the Apac Insider website.

Did you know how to open a company in USA from Vietnam?

Currently, there is a growing interest among individuals and companies based in Vietnam to invest in the United States of America. This includes setting up a subsidiary company in the USA, acquiring shares or equity in a US-based company, and even establishing a branch or representative office in the country. If you are interested in opening a company in the USA, this article will provide you with some useful guidance on how to open a company in USA from Vietnam.

Selecting a State in the USA

The United States of America has a diverse legal landscape, with each state having its own legal system that governs various regulations. It is essential to keep in mind the state in which you plan to open a company in USA before considering opening a business in the USA.

To register your company’s business in the United States, you shall first file to register your company in that state. For instance, like in California, you shall file either an Application to Register a Foreign Limited Liability Company (LLC) or a Statement and Designation – Out-Of-State Stock Corporation with the California Secretary of State (SOS).

Documents and information required to register

To complete the application to open a company in USA, you typically need to provide:

• the name of your company as registered in the state where it was organized
• if necessary, an alternate name that your company will use in California (necessary if your company’s original name or something very similar is already being used by a California registered business, or the original name does not include words such as “Limited Liability Company” or an abbreviation such as “LLC“)
• the state where your company was formed
• the date on which your company was formed
• a statement that your company currently is allowed to conduct business in the state where it was formed
• the name and street address of your company’s registered agent
• the street address of your company’s principal office
• the street address of your company’s principal office in the chosen U.S. state, if any
• the mailing address of your company’s principal office, if different from its street address, and
• a signature from the authorized person (e.g. general manager or Chief Executive Officer).

You must include a certificate of good standing with your application. The certificate must have been issued within the last six (6) months by the governmental agency where your company was formed (usually a secretary of state in the state where your company is incorporated).

Registration fees

Most states in the United States, especially California, allow you to file by online application (most common) or mail. The basic filing fees vary among the U.S. states, e.g., in California, the filing fee is $70 for an LLC and $100 for a stock corporation.

Post-Incorporation Proceedings

Once you have qualified your foreign entity to do business in a U.S. state, technically you are free to transact business in that state. However, practically speaking, in order to do any real business in that state (or anywhere in the US), you will need to obtain a Federal Employer Identification Number (a “FEIN”) from the United States Internal Revenue Service (the “IRS”).

A FEIN is your company’s taxpayer identification number; essentially your company’s identity number in the United States (the company equivalent of a Social Security Number issued to individual US taxpayers).

In addition to being used to file US and state tax reports, the FEIN is required by all American banks in order to open a bank account and is also necessary to obtain employer identification numbers and accounts required by most states. As such, without a FEIN, you are pretty much stalled.

Proceedings To Be Conducted in Vietnam.

Apart from the necessary steps to open a company in the USA, there are also some essential procedures that you need to go through in Vietnam. These include obtaining an offshore investment registration certificate from the Ministry of Planning and Investment of Vietnam and fulfilling the registration for foreign exchange transactions in relation to offshore investment activities, which must be approved by the State Bank of Vietnam.

The above advice is preliminary, and we encourage you to contact us for more information at finnnguyen@ivlf-lawyer.com. At IVLF LLC, we have extensive experience and expertise and can tailor our services to meet your specific needs. In Vietnamese legislation, we have Mr. Nguyen Trung Nghia, who is currently the managing partner of the firm, and in the US legislation, we have a US-practicing Counsel, Nguyen Duc Nguyen Vy, who is well-versed in US legislation and well-trained in US-based reputable law schools and can assist you with the initial establishment proceedings as required.

Did you know how to open a company in USA from Vietnam?

Currently, there is a growing interest among individuals and companies based in Vietnam to invest in the United States of America. This includes setting up a subsidiary company in the USA, acquiring shares or equity in a US-based company, and even establishing a branch or representative office in the country. If you are interested in opening a company in the USA, this article will provide you with some useful guidance on how to open a company in USA from Vietnam.

Selecting a State in the USA

The United States of America has a diverse legal landscape, with each state having its own legal system that governs various regulations. It is essential to keep in mind the state in which you plan to open a company in USA before considering opening a business in the USA.

To register your company’s business in the United States, you shall first file to register your company in that state. For instance, like in California, you shall file either an Application to Register a Foreign Limited Liability Company (LLC) or a Statement and Designation – Out-Of-State Stock Corporation with the California Secretary of State (SOS).

Documents and information required to register

To complete the application to open a company in USA, you typically need to provide:

• the name of your company as registered in the state where it was organized
• if necessary, an alternate name that your company will use in California (necessary if your company’s original name or something very similar is already being used by a California registered business, or the original name does not include words such as “Limited Liability Company” or an abbreviation such as “LLC“)
• the state where your company was formed
• the date on which your company was formed
• a statement that your company currently is allowed to conduct business in the state where it was formed
• the name and street address of your company’s registered agent
• the street address of your company’s principal office
• the street address of your company’s principal office in the chosen U.S. state, if any
• the mailing address of your company’s principal office, if different from its street address, and
• a signature from the authorized person (e.g. general manager or Chief Executive Officer).

You must include a certificate of good standing with your application. The certificate must have been issued within the last six (6) months by the governmental agency where your company was formed (usually a secretary of state in the state where your company is incorporated).

Registration fees

Most states in the United States, especially California, allow you to file by online application (most common) or mail. The basic filing fees vary among the U.S. states, e.g., in California, the filing fee is $70 for an LLC and $100 for a stock corporation.

Post-Incorporation Proceedings

Once you have qualified your foreign entity to do business in a U.S. state, technically you are free to transact business in that state. However, practically speaking, in order to do any real business in that state (or anywhere in the US), you will need to obtain a Federal Employer Identification Number (a “FEIN”) from the United States Internal Revenue Service (the “IRS”).

A FEIN is your company’s taxpayer identification number; essentially your company’s identity number in the United States (the company equivalent of a Social Security Number issued to individual US taxpayers).

In addition to being used to file US and state tax reports, the FEIN is required by all American banks in order to open a bank account and is also necessary to obtain employer identification numbers and accounts required by most states. As such, without a FEIN, you are pretty much stalled.

Proceedings To Be Conducted in Vietnam.

Apart from the necessary steps to open a company in the USA, there are also some essential procedures that you need to go through in Vietnam. These include obtaining an offshore investment registration certificate from the Ministry of Planning and Investment of Vietnam and fulfilling the registration for foreign exchange transactions in relation to offshore investment activities, which must be approved by the State Bank of Vietnam.

The above advice is preliminary, and we encourage you to contact us for more information at finnnguyen@ivlf-lawyer.com. At IVLF LLC, we have extensive experience and expertise and can tailor our services to meet your specific needs. In Vietnamese legislation, we have Mr. Nguyen Trung Nghia, who is currently the managing partner of the firm, and in the US legislation, we have a US-practicing Counsel, Nguyen Duc Nguyen Vy, who is well-versed in US legislation and well-trained in US-based reputable law schools and can assist you with the initial establishment proceedings as required.

Did you know how to open a company in USA from Vietnam?

Currently, there is a growing interest among individuals and companies based in Vietnam to invest in the United States of America. This includes setting up a subsidiary company in the USA, acquiring shares or equity in a US-based company, and even establishing a branch or representative office in the country. If you are interested in opening a company in the USA, this article will provide you with some useful guidance on how to open a company in USA from Vietnam.

Selecting a State in the USA

The United States of America has a diverse legal landscape, with each state having its own legal system that governs various regulations. It is essential to keep in mind the state in which you plan to open a company in USA before considering opening a business in the USA.

To register your company’s business in the United States, you shall first file to register your company in that state. For instance, like in California, you shall file either an Application to Register a Foreign Limited Liability Company (LLC) or a Statement and Designation – Out-Of-State Stock Corporation with the California Secretary of State (SOS).

Documents and information required to register

To complete the application to open a company in USA, you typically need to provide:

• the name of your company as registered in the state where it was organized
• if necessary, an alternate name that your company will use in California (necessary if your company’s original name or something very similar is already being used by a California registered business, or the original name does not include words such as “Limited Liability Company” or an abbreviation such as “LLC“)
• the state where your company was formed
• the date on which your company was formed
• a statement that your company currently is allowed to conduct business in the state where it was formed
• the name and street address of your company’s registered agent
• the street address of your company’s principal office
• the street address of your company’s principal office in the chosen U.S. state, if any
• the mailing address of your company’s principal office, if different from its street address, and
• a signature from the authorized person (e.g. general manager or Chief Executive Officer).

You must include a certificate of good standing with your application. The certificate must have been issued within the last six (6) months by the governmental agency where your company was formed (usually a secretary of state in the state where your company is incorporated).

Registration fees

Most states in the United States, especially California, allow you to file by online application (most common) or mail. The basic filing fees vary among the U.S. states, e.g., in California, the filing fee is $70 for an LLC and $100 for a stock corporation.

Post-Incorporation Proceedings

Once you have qualified your foreign entity to do business in a U.S. state, technically you are free to transact business in that state. However, practically speaking, in order to do any real business in that state (or anywhere in the US), you will need to obtain a Federal Employer Identification Number (a “FEIN”) from the United States Internal Revenue Service (the “IRS”).

A FEIN is your company’s taxpayer identification number; essentially your company’s identity number in the United States (the company equivalent of a Social Security Number issued to individual US taxpayers).

In addition to being used to file US and state tax reports, the FEIN is required by all American banks in order to open a bank account and is also necessary to obtain employer identification numbers and accounts required by most states. As such, without a FEIN, you are pretty much stalled.

Proceedings To Be Conducted in Vietnam.

Apart from the necessary steps to open a company in the USA, there are also some essential procedures that you need to go through in Vietnam. These include obtaining an offshore investment registration certificate from the Ministry of Planning and Investment of Vietnam and fulfilling the registration for foreign exchange transactions in relation to offshore investment activities, which must be approved by the State Bank of Vietnam.

The above advice is preliminary, and we encourage you to contact us for more information at finnnguyen@ivlf-lawyer.com. At IVLF LLC, we have extensive experience and expertise and can tailor our services to meet your specific needs. In Vietnamese legislation, we have Mr. Nguyen Trung Nghia, who is currently the managing partner of the firm, and in the US legislation, we have a US-practicing Counsel, Nguyen Duc Nguyen Vy, who is well-versed in US legislation and well-trained in US-based reputable law schools and can assist you with the initial establishment proceedings as required.

How legally a no-legal-provision business model works in Vietnam?

Vietnam’s economy has been rapidly growing in recent years, positioning itself as one of the fastest-growing economies in Southeast Asia. The country’s business environment is highly dynamic, making it an attractive destination for entrepreneurs and investors worldwide. In the other words, Vietnam’s market is highly competitive, and many businesses are introducing new and attractive business models to stay ahead of their competitors. These companies often task their personnel with creating innovative business models that will generate higher profits.

However, the constant development of new business models often means that they operate in a legal gray area, which can be a concern for foreign investors. Foreign investors often have concerns about the risks associated with conducting business in Vietnam. They may wonder about the legal framework surrounding their business model and which Vietnamese laws will apply to their company. If there is no specific provision in Vietnamese legislation that applies to their business model, they may be uncertain about how it will be affected and if it will be in compliance with Vietnamese laws.

Therefore, when developing these new business models, they also prioritize compliance with Vietnamese laws to avoid any legal risks. They strive to ensure that their business models are legally sound and adhere to Vietnamese regulations. In this article, we will discuss the above in the following:

Some Practically Recommendations in Vietnam

Choosing a suitable business line and comprehending the legal framework of Vietnamese laws for that specific business line is the initial and crucial step. This helps to determine the legality of the business model, which options can be implemented, and whether the foreign ownership ratio needs to be adjusted.

Furthermore, consultation with legislators and relevant ministries can be helpful to gain insight into whether there is a clear foundation for implementing the business model. These consultations can be conducted on a no-name and unofficial basis to avoid any potential legal complications.

If the chosen business line has no restrictions on foreign ownership ratio, the registration process involves adding the new business line at the provincial Department of Planning and Investment.

If restricted by the foreign ownership ratio, investors have two options. They can either partner with a local individual or a Vietnam-owned entity to operate the business line and then convert their current company form. Alternatively, they can partner with a local entity to establish a new company, in which both parties will own shares/capital contributions in proportion to their agreement. The new company can be established as either a multi-member limited liability company or a joint-stock company, depending on their mutual decision and objectives. This will enable them to operate the business model in compliance with Vietnamese laws.

In order to proceed with the above proposal, investors may need to follow certain procedures, including but not limited to:

(i) Preparing corporate internal approvals for doing the company’s new business;
(ii) Preparing sets of relevant documents and application dossiers to implement the new business model;
(iii) Registering to add the new business line at the provincial Department of Planning and Investment;
(iv) Transforming the corporate form of the company or incorporating a newly established company;
(v) Obtaining the necessary approvals, permits, and licenses from the competent licensing authorities before its commencement of operation.

Depending on the corporate form chosen, the highest-level administrative body will make decisions and assign a legal representative to prepare the application dossiers for submission to the competent licensing authorities. This administrative body can be the owner of a single-member company limited, the members’ committee of a multi-member company limited, or the general shareholders of a joint-stock company. The application dossiers will be submitted to the provincial Department of Planning and Investment or other competent licensing authorities as required.

In Conclusion

Understanding the legal framework for new business models in Vietnam is essential for entrepreneurs and investors who want to maximize the potential benefits of their ventures. By complying with registration and licensing requirements, and guiding and governing legislations, businesses can minimize legal risks and ensure long-term success.

In addition, it is important to stay informed about legal developments and changes in the regulatory environment. Vietnam is a rapidly changing market, and new laws and regulations are being introduced on a regular basis. By staying up-to-date on these changes, businesses can adapt to new legal requirements and take advantage of new opportunities as they arise.

Overall, the legal framework for new business models in Vietnam is complex but manageable. By working closely with legal professionals, regulators, and other stakeholders, businesses can navigate the regulatory environment and successfully launch and operate their ventures. With the right legal strategy and compliance plan in place, entrepreneurs and investors can take advantage of the tremendous growth potential of the Vietnamese market.

Did you know How to open a representative office in Vietnam?

Opening a representative office in Vietnam can be a great opportunity for foreign companies looking to expand their business into the Vietnamese market to have a first-market approach to how the business environment in Vietnam is running. A representative office of a foreign company established in Vietnam is considered an extending hand of a foreign company established in their home country to conduct marketing and research activities without aiming for profitable commercial purposes. In this article, we will discuss the legal requirements, conditions, and procedures for opening a representative office in Vietnam.

Eligibility Requirements

To open a representative office in Vietnam, foreign companies must meet, among others, the following requirements:
(i) The foreign company must have been operating for at least one year from the date of incorporation or registration;
(ii) The foreign company must be legally established and operating in accordance with the laws of its home country; and
(iii) Activity content(s) of the representative office must be in conformity with commitments contained in the treaties to which Vietnam is a party.

Licensing Procedures

The licensing procedure to open a representative office in Vietnam involves the following steps:

Step 1: Preparing the de-forma application documents

The foreign company must prepare the following documents:
(i) A written request for opening a representative office in Vietnam;
(ii) A copy of the business registration certificate or equivalent document of the foreign company;
(iii) A power of attorney issued by the foreign company’s legal representative;
(iv) A decision on the appointment of the representative office’s proposed chief representative;
(v) Passport/ identity card of the chief representative;
(vi) A copy of the foreign company’s latest audited financial statement or written confirmation of tax obligations status; and
(vii) A document evidencing the representative office’s proposed registered location.

Step 2: Submitting the application

The foreign company must file the application documents to the Provincial Department of Industry and Trade (“DOIT”) if the representative office is located outside the industrial area and must file to the provincial Management Board of Industrial Zones (the “MBIZ”) if the representative office is located in the industrial area. The application can be submitted in person, online, or by post.

Step 3: Obtaining the license

The provincial DOIT or MBIZ will review the application and issue a license for the establishment of a representative office of a foreign company (the “License“) within seven (7) working days from the receiving date of the complete and proper application dossier by the provincial MOIT / MBIZ.

Term of the License

The term of the License is five (5) years from the date of issuance by the DOIT or MBIZ and shall be extended upon the expiry of the term of the License.

Post-licensing Procedures

After obtaining the License, the foreign company must complete the following post-licensing procedures, among others:
(i) a seal from the seal production company.
(ii) Register with the local tax office and obtain a tax code.
(iii) Opening a bank account.
(iv) Registering for recruiting Vietnamese employees.

The representative office of the foreign company established in Vietnam must submit annual reports to the DOIT / MBIZ in which the representative office is located. The annual report must include information on the activities and financial status of the representative office.

In conclusion, opening a representative office in Vietnam can be a great opportunity for foreign companies looking to expand their business in Vietnam before making a decision to set up a subsidiary company in Vietnam or find valued investment opportunities. However, it is important to comply with all legal requirements and procedures and to be aware of and to determine whether it is eligible to open a representative office in Vietnam. Foreign companies can be in consultation with our practically experienced lawyers and professionals before making the right decision for opening their representative office in Vietnam.

For further information and should have any questions, please reach out to us at finnnguyen@ivlf-lawyer.com